Fatturazione elettronica gratis con l'Agenzia delle Entrate: limiti e quando basta
Come funziona la procedura gratuita dell'Agenzia delle Entrate (portale Fatture e Corrispettivi e app FatturAE), cosa offre, quali limiti ha e quando serve un software a pagamento.
Sì, in Italia puoi emettere, inviare e conservare fatture elettroniche senza pagare un software: l'Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente una procedura web, un'applicazione per smartphone chiamata FatturAE e un servizio di conservazione. Per chi emette poche fatture all'anno, con operazioni semplici, può essere la scelta più sensata. Il rovescio della medaglia è che sono strumenti essenziali: nessun magazzino, nessuno scadenzario evoluto, anagrafiche e modelli limitati. In questa guida vediamo cosa offrono, come accedere, quali sono i limiti reali e come decidere se passare a un programma commerciale.
Che cosa include la procedura gratuita
Gli strumenti gratuiti dell'Agenzia delle Entrate sono tre.
- Portale Fatture e Corrispettivi, accessibile con SPID, CIE o CNS (o con le credenziali dell'Agenzia, per chi le possiede): consente di compilare la fattura online, generare il file XML, firmarlo se si vuole e inviarlo al Sistema di Interscambio (SdI).
- App FatturAE, per dispositivi mobili: permette di creare e inviare fatture dal telefono, utile per chi lavora fuori sede.
- Servizio di conservazione: previa adesione, i documenti transitati dal SdI vengono conservati a norma per dieci anni.
Inoltre nel portale trovi il cassetto fiscale delle fatture, dove sono disponibili le fatture emesse e ricevute attraverso il SdI, con la possibilità di consultarle e scaricarle in formato XML o in copia di cortesia.
Come si usa, in sintesi
- Accedi al portale con SPID, CIE o CNS.
- Scegli la funzione di generazione fattura e seleziona l'identità con cui emetti (la tua partita IVA o quella di un soggetto per cui sei delegato).
- Compila dati del cedente, del cessionario (partita IVA o codice fiscale, codice destinatario o PEC), righe, IVA o natura, bollo, ritenuta se presenti.
- Genera il file, controlla l'anteprima e invia al SdI.
- Verifica la notifica di consegna o di scarto nell'area dedicata.
- Aderisci alla conservazione e controlla che i documenti risultino conservati.
Per le regole di compilazione, rimando alla guida su come emettere una fattura elettronica.
I limiti da conoscere prima di scegliere
| Esigenza | Procedura gratuita | Gestionale a pagamento |
|---|---|---|
| Emettere una fattura semplice | Sì | Sì |
| Salvare anagrafiche clienti e modelli ricorrenti | Funzione limitata | Di solito completa |
| Magazzino e distinta prodotti | No | Spesso disponibile |
| Scadenzario incassi e solleciti | No | Spesso disponibile |
| Importare ordini da e-commerce | No | Con integrazioni |
| Assistenza dedicata | Informazioni generali | Supporto del fornitore |
| Esportare dati contabili per il commercialista | Download dei file | Esportazioni strutturate |
Il limite più sentito è l'assenza di automazioni. Se emetti 10 fatture l'anno, compilare tutto a mano è un'attività trascurabile. Se ne emetti 300 con righe ripetitive, il tempo perso diventa un costo.
Esempio di valutazione del tempo (illustrativo)
Ipotizza di impiegare 8 minuti a fattura con la procedura gratuita contro 3 minuti con un gestionale che richiama modelli e anagrafiche. Su 200 fatture all'anno il risparmio è 5 x 200 = 1.000 minuti, circa 16,7 ore. Se valuti un'ora del tuo lavoro 25 euro (valore inventato per l'esempio), il tempo risparmiato vale circa 417 euro: confrontalo con il canone annuo del software. Se il canone è inferiore, il passaggio conviene; se è superiore, resta con lo strumento gratuito. Puoi riprodurre il ragionamento con il calcolatore del costo annuo.
Casi in cui la procedura gratuita funziona bene
- Forfettari e professionisti con pochi clienti e fatturazione mensile ricorrente.
- Associazioni e piccole attività che emettono documenti occasionali.
- Chi ha già un gestionale contabile fatto dal commercialista e usa il portale solo come riserva.
- Chi vuole provare la fatturazione elettronica prima di scegliere un programma.
Casi in cui è meglio un software dedicato
- Molte righe ripetitive, listini, sconti, codici articolo.
- Necessità di magazzino, ordini, DDT e fatture differite.
- Più persone che emettono fatture.
- Integrazione con negozio online, cassa o banca.
- Numerazioni multiple o più partite IVA gestite insieme.
Per capire come valutare un'alternativa passa alla guida come scegliere un software di fatturazione.
Attenzione alla delega e alla privacy
Se un intermediario (per esempio il tuo commercialista) emette fatture per tuo conto, occorre una delega registrata nei servizi dell'Agenzia delle Entrate. Anche l'adesione ai servizi di conservazione e di consultazione prevede modalità specifiche. Verifica sul sito dell'Agenzia le istruzioni aggiornate, perché procedure e interfacce possono cambiare nel tempo.
Domande frequenti
La procedura gratuita è valida come un software qualsiasi?
Sì, la fattura generata e trasmessa tramite SdI ha lo stesso valore di quella prodotta da altri programmi. La differenza sta nelle funzioni accessorie, non nella validità fiscale.
Posso passare dalla procedura gratuita a un software in un secondo momento?
Sì. Scarica l'archivio dei file XML dal cassetto fiscale e annota l'ultimo numero emesso, così da proseguire la numerazione nel nuovo programma. Vedi la guida sulla migrazione.
La conservazione gratuita è automatica?
Di regola richiede un'adesione esplicita. Controlla nel portale lo stato del servizio e non dare per scontato che sia attivo.
Il portale gratuito funziona anche per le fatture alla PA?
Sì, indicando il codice univoco dell'ufficio ricavato dall'indice IPA e gli eventuali dati richiesti come CIG e CUP. Maggiori dettagli nella guida sulla fatturazione alla PA.
Fonti ufficiali
- Agenzia delle Entrate — portale Fatture e Corrispettivi, app FatturAE, conservazione e deleghe
- Fatturazione elettronica — informazioni generali sul SdI e sulle specifiche
- Indice delle Pubbliche Amministrazioni — codici univoci ufficio per le fatture alla PA
