Fattura elettronica alla pubblica amministrazione: codice univoco, CIG, CUP e split payment

Fatturare a una pubblica amministrazione richiede tre elementi in più rispetto a una fattura B2B: il codice univoco ufficio (sei caratteri) che trovi sull'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), gli eventuali CIG e CUP richiesti dal contratto, e la corretta indicazione dello split payment, cioè dell'IVA che l'ente versa direttamente all'erario. Il formato resta la fattura elettronica XML trasmessa tramite il Sistema di Interscambio, ma il software deve saper gestire i campi specifici. Questa guida spiega come procedere e quali errori portano allo scarto.

Il codice univoco ufficio

Ogni ufficio destinatario di fatture elettroniche della PA ha un codice univoco, composto da sei caratteri, presente nell'IPA, nella sezione dedicata alla fatturazione elettronica. Come trovarlo:

Vai al sito dell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni.
Cerca l'ente (per esempio un comune, una scuola, un'azienda sanitaria).
Seleziona l'ufficio di fatturazione elettronica indicato nell'ordine o nel contratto.
Copia il codice univoco e riportalo nel campo codice destinatario della fattura.

Attenzione: un ente può avere più uffici con codici diversi. Usare il codice sbagliato porta a scarto o a ritardi nella lavorazione. Il codice giusto è quello indicato dall'ente nell'ordine, nel contratto o nelle istruzioni di pagamento.

CIG e CUP

Nei contratti pubblici di appalto e di forniture sono spesso richiesti:

CIG (Codice Identificativo di Gara): identifica la procedura di affidamento.
CUP (Codice Unico di Progetto): identifica un progetto di investimento pubblico, quando previsto.

Questi codici vanno inseriti negli appositi campi del file, per esempio nei dati dell'ordine di acquisto o del contratto. Se l'ente li richiede e non li inserisci, la fattura può essere rifiutata dall'ente stesso, anche se il SdI la consegna. Verifica sempre quanto indicato nell'ordine.

Lo split payment

Per le cessioni di beni e prestazioni di servizi a molte pubbliche amministrazioni si applica lo split payment: l'IVA è indicata in fattura ma non viene incassata dal fornitore; l'ente la versa direttamente all'erario. In fattura elettronica si indica nel campo esigibilità IVA il valore "S" (scissione dei pagamenti).

Esempio di calcolo (illustrativo)

Una fattura riporta un imponibile di 1.000 euro e IVA al 22% pari a 220 euro. Con lo split payment il fornitore incassa 1.000 euro; l'ente versa 220 euro all'erario. Se la fattura prevede anche ritenuta d'acconto del 20% sul compenso del professionista, il fornitore incasserebbe 1.000 - 200 = 800 euro, e l'ente versa 220 euro di IVA all'erario. Gli importi sono inventati per mostrare la meccanica: l'applicabilità dello split dipende dal tipo di ente e di operazione, da verificare nelle istruzioni ufficiali del MEF e dell'Agenzia delle Entrate.

Altri elementi da controllare

Elemento	Cosa fare
Codice destinatario	Codice univoco ufficio di 6 caratteri, non il codice a 7 dei privati
Dati ordine/contratto	CIG, CUP, numero e data ordine se richiesti
Esigibilità IVA	"S" per split payment, quando applicabile
Modalità di pagamento	IBAN, scadenza coerente con i termini contrattuali
Riferimento amministrazione	Se previsto dall'ente, inserire il campo dedicato
Formato dei file	FatturaPA, secondo le specifiche della PA

Cosa succede dopo l'invio

Dopo la trasmissione, l'ente può accettare o rifiutare la fattura. Se la rifiuta, riceverai una notifica: dovrai emettere un nuovo documento o una nota di credito, a seconda dei casi. Alcuni enti inviano un'esito committente. Controlla le notifiche e conserva ogni ricevuta.

Per i tempi di pagamento valgono i termini previsti dal contratto e dalla normativa sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali. Verifica nel contratto da quando decorrono (per esempio dal ricevimento della fattura o dall'accettazione della prestazione).

Cosa deve fare il tuo software

Prima di affidarti a un programma per fatturare alla PA, verifica che:

permetta di inserire il codice univoco ufficio e i campi CIG e CUP;
gestisca lo split payment con l'esigibilità corretta;
mostri le notifiche di esito committente;
conservi ricevute e fatture;
sia aggiornato alle specifiche tecniche.

Anche la procedura gratuita dell'Agenzia delle Entrate gestisce la fatturazione alla PA. Per confrontare con i programmi commerciali vedi come scegliere un software e la guida sulla procedura gratuita.

Errori frequenti

Codice destinatario sbagliato o di un altro ufficio.
CIG o CUP mancanti o errati.
Split payment non indicato o indicato dove non si applica.
Mancato rispetto dei termini di emissione.
Descrizione non coerente con l'ordine.

Domande frequenti

Come trovo il codice univoco se l'ente non me lo comunica?

Cercalo su IPA, ma conferma sempre con l'ufficio ordinante: più uffici dello stesso ente possono avere codici diversi.

Lo split payment si applica sempre?

No: dipende dal tipo di ente e di operazione. Il MEF e l'Agenzia delle Entrate pubblicano gli elenchi e le istruzioni. In caso di dubbio chiedi al commercialista.

Posso fatturare alla PA con il codice a 7 caratteri?

No: per la PA si usa il codice univoco ufficio di 6 caratteri.

Fonti ufficiali

Indice delle Pubbliche Amministrazioni — codici univoci ufficio
Fatturazione elettronica — informazioni sulla fatturazione alla PA
Ministero dell'Economia e delle Finanze — split payment e normativa