Quanto costa un software di fatturazione elettronica nel 2026

Il costo di un software di fatturazione elettronica in Italia può andare da zero (se usi la procedura gratuita dell'Agenzia delle Entrate) a diverse centinaia di euro l'anno per un gestionale completo, ma la cifra giusta per te dipende da quante fatture emetti, da quante persone lavorano nel programma e da quali funzioni ti servono davvero. In questa guida non trovi un listino, perché i prezzi cambiano spesso e vanno letti sempre sul sito del fornitore: trovi invece il metodo per costruire una stima credibile e per confrontare offerte diverse a parità di condizioni.

Le voci che compongono il prezzo

Quasi tutte le offerte si possono scomporre in poche componenti. Conoscerle ti permette di leggere un'offerta senza farti distrarre dal prezzo "da" in evidenza.

• Canone o licenza: abbonamento mensile o annuale per l'uso del servizio cloud, oppure licenza d'uso di un programma installato sul computer.
• Scaglione di documenti: molti piani limitano il numero di fatture emesse o ricevute all'anno. Superata la soglia si passa al piano successivo oppure si paga un extra.
• Moduli opzionali: magazzino, scadenzario, preventivi, riconciliazione bancaria, collegamento con e-commerce, prima nota. Spesso sono inclusi solo nei piani alti.
• Conservazione digitale: obbligatoria per dieci anni; può essere inclusa, a pagamento oppure sostituita dal servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate.
• Utenti e aziende gestite: ogni utente aggiuntivo o ogni partita IVA in più può avere un costo.
• Assistenza e formazione: supporto via chat o telefono, onboarding, migrazione dei dati.

Come stimare la spesa annua con i tuoi numeri

Il metodo è sempre lo stesso e puoi applicarlo in cinque minuti.

1. Conta i documenti: quante fatture attive emetti in un anno? Aggiungi note di credito e eventuali autofatture. Se ricevi molte fatture passive, conta anche quelle, perché alcuni piani le includono nello scaglione.
2. Conta gli utenti: titolare, collaboratore, commercialista. Chi deve accedere in modo continuativo?
3. Elenca le funzioni indispensabili: invio al SdI, modelli, ritenuta e cassa previdenziale, bollo, scadenzario, magazzino, export per il commercialista.
4. Chiedi o leggi il prezzo annuale per quella combinazione, con IVA e senza promozioni di primo anno.
5. Somma i costi accessori: conservazione, PEC, assistenza, eventuali moduli.

Per fare il calcolo in modo guidato puoi usare il calcolatore del costo annuo, dove i costi unitari sono solo esempi illustrativi da sostituire con quelli reali.

Esempio con aritmetica (illustrativo)

Una consulente emette 120 fatture all'anno. Un'offerta prevede un canone di 90 euro annui e nessun costo per documento; un'altra ha canone zero ma 0,40 euro per documento emesso. Con la prima la spesa è 90 euro; con la seconda 120 x 0,40 = 48 euro. A 240 fatture la seconda salirebbe a 96 euro e supererebbe la prima. Il punto di pareggio è 90 / 0,40 = 225 fatture all'anno. I numeri sono inventati per l'esempio, ma il ragionamento vale per qualsiasi coppia di offerte: cerca il punto in cui due modelli di prezzo si incrociano e confrontalo con il tuo volume reale.

Tabella: modelli di prezzo e per chi sono comodi

Per capire meglio la logica dei piani leggi anche la guida su canone fisso o costo per fattura.

Quando conviene non pagare nulla

La procedura gratuita dell'Agenzia delle Entrate permette di compilare, trasmettere e conservare le fatture. Se emetti poche fatture, con clienti e prestazioni ricorrenti, e non ti servono magazzino o integrazioni, può bastare. Il costo nascosto è il tempo: compilare a mano ogni documento, ricopiare dati, riconciliare gli incassi. Una regola pratica è stimare quanto valgono le ore perse in un anno e confrontarle con il canone di un programma più comodo. Approfondisci nella guida sulla procedura gratuita.

Errori comuni quando si confrontano i prezzi

• Confrontare il prezzo del primo anno promozionale con quello a regime.
• Dimenticare che l'IVA può essere esclusa dal prezzo mostrato.
• Non verificare se le fatture ricevute contano nello scaglione.
• Ignorare il costo di uscita: poter esportare l'archivio XML in modo completo è parte del prezzo.
• Scegliere un piano troppo ricco "per crescere" e pagarlo per anni senza usarlo.

Quando chiedere un parere professionale

Se hai più attività, regimi IVA diversi, operazioni con l'estero o devi emettere fatture alla pubblica amministrazione, il costo giusto include anche la correttezza fiscale degli output. Chiedi al commercialista quali funzioni sono necessarie prima di confrontare i prezzi, e non scegliere solo sulla base del canone.

Domande frequenti

Il software di fatturazione è deducibile?

In generale il costo di un software usato nell'attività è un costo d'impresa o di lavoro autonomo, ma la deducibilità dipende dal regime fiscale. I forfettari, per esempio, determinano il reddito con un coefficiente di redditività e non deducono i costi analiticamente. Chiedi conferma al tuo consulente.

Il canone include la conservazione?

Dipende dal fornitore. Alcuni la includono, altri la vendono a parte, altri ancora ti rimandano al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate. Verifica per iscritto in che modo i documenti vengono conservati e come li recuperi se disdici.

Meglio pagare mensile o annuale?

Il pagamento annuale spesso costa meno, ma il mensile ti lascia più libertà di cambiare. Se non sei sicuro del programma, parti con il mensile e passa all'annuale dopo la prova.

Fonti ufficiali

• Agenzia delle Entrate — procedura gratuita, servizio di conservazione, regole su emissione e termini
• Fatturazione elettronica — specifiche tecniche e informazioni sul Sistema di Interscambio
• Ministero dell'Economia e delle Finanze — norme e circolari generali