Come emettere una fattura elettronica passo passo: dati, termini e invio al SdI
Procedura per emettere una fattura elettronica in Italia: dati obbligatori, codice destinatario e PEC, termine di 12 giorni, invio al Sistema di Interscambio, ricevute e conservazione.
Per emettere una fattura elettronica devi compilare i dati in un software o nel portale dell'Agenzia delle Entrate, generare il file XML nel formato FatturaPA, inviarlo al Sistema di Interscambio (SdI) e attendere la ricevuta di consegna; il tutto, di regola, entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione. Il SdI controlla il file, lo recapita al cliente e ti notifica l'esito. Se il documento viene scartato, si considera non emesso e va corretto e reinviato. Questa guida percorre la procedura passo per passo, con i dati da avere a portata di mano e gli errori che più spesso causano scarti.
Cosa serve prima di iniziare
- I tuoi dati: denominazione o nome, partita IVA, codice fiscale, regime fiscale, sede.
- I dati del cliente: denominazione, partita IVA o codice fiscale, indirizzo, e il canale di ricezione, cioè codice destinatario di sette caratteri o indirizzo PEC.
- Descrizione e importo delle prestazioni o dei beni, aliquota IVA o natura se senza IVA.
- Elementi particolari: bollo, ritenuta, cassa previdenziale, split payment, CIG e CUP per la PA.
- Un software o l'accesso al portale Fatture e Corrispettivi con SPID, CIE o CNS.
Passi dell'emissione
- Scegli il tipo documento: per una fattura ordinaria si usa TD01; altri codici esistono per nota di credito, acconto, parcella, differita e integrazioni (vedi tipi documento e natura IVA).
- Inserisci data e numero: la numerazione deve essere progressiva nell'anno e coerente con la sequenza. La data è quella del documento, di regola corrispondente a quella dell'operazione.
- Compila il cessionario/committente con partita IVA o codice fiscale corretti. Per un consumatore privato indica il codice fiscale e il codice destinatario "0000000".
- Aggiungi le righe: descrizione, quantità, prezzo unitario, aliquota IVA o natura con riferimento normativo.
- Indica gli elementi accessori: bollo virtuale, ritenuta d'acconto, cassa previdenziale, sconti, modalità e dati di pagamento.
- Controlla i totali e l'anteprima. Un software affidabile segnala incoerenze prima dell'invio.
- Genera il file XML e invialo al SdI tramite il programma, il portale o l'app.
- Controlla la notifica: consegna, mancata consegna o scarto.
- Conserva il file XML e le ricevute, e registra la fattura nei registri IVA, se dovuti.
Il codice destinatario: come funziona
Il SdI recapita la fattura al cliente in base all'indirizzo telematico indicato:
| Situazione del cliente | Cosa indicare |
|---|---|
| Ha un codice destinatario (7 caratteri) | Quel codice |
| Ha solo una PEC | "0000000" più l'indirizzo PEC |
| Non ha né codice né PEC (anche privato) | "0000000", la fattura resta disponibile nel cassetto fiscale |
| Cliente estero | "XXXXXXX" |
| Pubblica amministrazione | Codice univoco ufficio di 6 caratteri, da IPA |
Quando il cliente non riceve la fattura tramite canale telematico, devi comunque consegnargli una copia di cortesia (PDF o cartacea) e informarlo che l'originale è nel suo cassetto fiscale.
Termini di emissione
Di regola la fattura immediata va emessa entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione. Per le fatture differite (art. 21, comma 4, DPR 633/1972, per esempio per cessioni di beni documentate da DDT) il termine è il 15 del mese successivo. Per alcune operazioni verso l'estero e per i documenti integrativi ci sono termini diversi: verifica le istruzioni ufficiali.
Esempio di calcolo dei termini (illustrativo)
Una prestazione di servizi viene ultimata il 10 novembre. Il termine di emissione è il 22 novembre, cioè 10 + 12 giorni. Se fatturi il 25 novembre la fattura è tardiva, con possibili sanzioni. Una consegna di merce con DDT del 5 e del 20 novembre può essere fatturata con un'unica fattura differita entro il 15 dicembre, con data dell'ultimo giorno del mese di consegna, secondo le regole sulla fatturazione differita. Il calendario esatto va verificato con il commercialista.
Errori frequenti
- Partita IVA del cliente errata.
- Codice destinatario sbagliato o in formato non valido.
- Natura IVA assente quando l'aliquota è zero.
- Totali che non quadrano.
- Numerazione duplicata o non progressiva.
- Bollo dimenticato su fattura sopra soglia.
Se il documento è scartato, leggi cosa fare quando il SdI scarta una fattura.
Dopo l'invio
- Ricevuta di consegna: il cliente ha ricevuto il file.
- Mancata consegna: il SdI non ha potuto recapitare; la fattura è comunque emessa e il cliente la trova nel cassetto fiscale. Devi informarlo e consegnare copia di cortesia.
- Scarto: errore formale o dati non coerenti; il documento si considera non emesso.
La conservazione digitale dei file va fatta per dieci anni, con servizio del software o con il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate.
Quando chiedere aiuto
Per operazioni particolari come reverse charge, cessioni all'estero, fatture con IVA per cassa, split payment o regimi speciali, chiedi al commercialista: un errore di natura IVA non causa sempre scarto ma può generare problemi fiscali.
Domande frequenti
Devo firmare la fattura elettronica?
La firma elettronica è facoltativa nella trasmissione tramite SdI; il file è comunque identificato dal sistema. Il software o il portale gestiscono le opzioni.
Posso emettere fatture dal telefono?
Sì, con app che generano il file e lo inviano al SdI, come l'app dell'Agenzia delle Entrate.
Che numerazione devo usare?
Una numerazione progressiva, che identifichi la fattura in modo univoco nell'anno. Puoi usare sezionali diversi, se previsti dalla tua organizzazione.
Fonti ufficiali
- Agenzia delle Entrate — guide all'emissione, termini e portale Fatture e Corrispettivi
- Fatturazione elettronica — formato FatturaPA e specifiche tecniche
- Indice delle Pubbliche Amministrazioni — codici univoci ufficio
