Costi nascosti della fatturazione elettronica: cosa controllare oltre al canone
Le voci di spesa che non compaiono nel prezzo in vetrina: conservazione, utenti, PEC, migrazione, uscita dal contratto, tempo e formazione. Con checklist per confrontare le offerte.
I costi nascosti della fatturazione elettronica sono quelli che non compaiono nel prezzo "da" delle pagine commerciali ma finiscono per incidere sul totale: conservazione digitale, utenti aggiuntivi, moduli, PEC, assistenza, migrazione, costo di uscita e tempo. Non sono necessariamente scorretti, ma vanno messi in conto prima di scegliere. In questa guida le trovi una per una, con un esempio di calcolo e una lista di domande da fare al fornitore.
1. Conservazione digitale
Le fatture elettroniche vanno conservate in modo digitale a norma per dieci anni. Esistono tre possibilità: il servizio incluso nel canone, un servizio a pagamento (a pacchetto o a documento) e il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate. Domande utili:
- Per quanti anni i documenti restano disponibili anche se disdici?
- Posso scaricare in blocco tutti i file XML e i relativi pacchetti di conservazione?
- Il fornitore è un conservatore accreditato o si appoggia a terzi?
Un errore frequente è disdire il programma credendo che l'archivio resti automaticamente accessibile. Se la conservazione è inclusa solo finché il contratto è attivo, devi esportare tutto prima della scadenza.
2. Utenti, aziende e moduli
Molti piani includono un solo utente. Aggiungere il collaboratore o il commercialista può costare un extra mensile. Lo stesso vale per la gestione di più partite IVA o di più aziende. I moduli (magazzino, scadenzario, prima nota, collegamento con la banca o con l'e-commerce) sono spesso opzionali.
Esempio con aritmetica (valori illustrativi)
Un piano base costa 80 euro l'anno. Servono però un secondo utente (+24 euro) e lo scadenzario (+30 euro). Il totale è 80 + 24 + 30 = 134 euro, cioè il 67,5% in più del prezzo in vetrina. Un piano superiore da 120 euro che include tutto sarebbe stato più conveniente. Il confronto va fatto sempre a parità di funzioni.
3. PEC, firma e canali di trasmissione
Per trasmettere le fatture al SdI si può usare un canale web, una PEC o un web service. Molti software gestiscono la trasmissione internamente, ma se usi la PEC come canale di invio e ricezione devi avere una casella attiva (con il suo canone). Verifica anche se il programma usa il tuo codice destinatario per ricevere le fatture passive o se devi comunicarne uno nuovo ai fornitori.
4. Migrazione, formazione e assistenza
Il primo anno si paga spesso un prezzo diverso dal secondo: onboarding, importazione dei dati, formazione. Chiedi:
- La migrazione dell'archivio è inclusa o a pagamento?
- L'assistenza è via email, chat o telefono? In quali orari?
- Esistono costi per interventi su problemi fiscali o scarti del SdI?
Per il tempo di passaggio e il suo ritorno puoi usare il calcolatore di convenienza del cambio.
5. Costo di uscita
Il costo più sottovalutato è quello di uscire. Controlla:
- formato dell'esportazione (XML originali, PDF, CSV per le anagrafiche);
- periodo durante il quale puoi scaricare i dati dopo la disdetta;
- eventuali penali o preavvisi, rinnovo automatico, prezzo di rinnovo.
6. Il costo del tempo
La fatturazione elettronica non finisce con l'invio. Ci sono la riconciliazione degli incassi, i solleciti, la registrazione delle fatture ricevute, la preparazione dei dati per il commercialista. Un programma che automatizza questi passaggi costa di più ma può farti risparmiare ore. Valuta il tempo in base al valore che dai alle tue ore di lavoro e confrontalo con la differenza di canone.
Tabella riassuntiva dei costi da controllare
| Voce | Domanda da fare | Segnale di attenzione |
|---|---|---|
| Conservazione | Inclusa? Per quanti anni? | Accesso solo con contratto attivo |
| Utenti | Quanti inclusi? | Extra mensile per ogni utente |
| Moduli | Cosa è incluso nel piano? | Funzioni base vendute a parte |
| Documenti | Cosa conta nello scaglione? | Fatture ricevute incluse nel conteggio |
| Rinnovo | A che prezzo e con quale preavviso? | Rinnovo automatico più caro |
| Uscita | Come esporto l'archivio? | Solo PDF, niente XML |
| Assistenza | Quale canale e orari? | Solo ticket, risposta lenta |
Come costruire una stima completa
- Somma canone, utenti, moduli e conservazione per un anno.
- Aggiungi PEC e altri servizi accessori.
- Calcola una quota annua del costo di migrazione: se il passaggio costa 300 euro e prevedi di usare il programma per cinque anni, sono 60 euro l'anno.
- Aggiungi l'IVA se non detraibile.
- Confronta il risultato a parità di funzioni e di anni.
Per partire dal calcolo base usa il calcolatore del costo annuo e leggi la guida sul costo complessivo.
Domande frequenti
Posso evitare i costi di conservazione?
Spesso sì, aderendo al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate. Valuta però se ti basta, perché una conservazione integrata nel gestionale può essere più comoda.
I costi di migrazione sono deducibili?
In genere i costi sostenuti per l'attività rientrano tra i costi professionali o d'impresa, ma il trattamento dipende dal tuo regime fiscale. Chiedi conferma al commercialista.
Come capisco se un prezzo è promozionale?
Cerca la voce "dal secondo anno" o "prezzo di rinnovo" nelle condizioni di contratto; in mancanza chiedi al fornitore il prezzo a regime per iscritto.
Fonti ufficiali
- Agenzia delle Entrate — conservazione gratuita e regole sulla fatturazione elettronica
- AgID — linee guida sulla conservazione dei documenti informatici
- Garante per la protezione dei dati personali — trattamento dei dati e rapporti con i fornitori di servizi